# Verfahrensdokumentation [Name des Unternehmens]

**Vorlage für Kunden von Summator** · Fassung 1 · Stand 10.11.2026 ·
herausgegeben von der Taub Digital UG

> **So benutzt du diese Vorlage.** Jedes Unternehmen, das seine Bücher
> elektronisch führt, braucht eine eigene Verfahrensdokumentation (GoBD
> Rz. 151 ff.). Summator ist darin nur ein Baustein. Für ihn verweist diese
> Vorlage auf die **Verfahrensdokumentation Summator** der Taub Digital UG
> (im Folgenden „VD Summator“, mit Abschnittsnummer). Was nur du wissen kannst,
> steht in eckigen Klammern **[…]**: das füllst du aus. Was nicht auf dich
> zutrifft, streichst du mit kurzer Begründung, statt es leer zu lassen.
>
> Die Vorlage ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Lass die ausgefüllte
> Fassung von deiner Steuerberatung gegenlesen. Ob deine Dokumentation genügt,
> beurteilt im Zweifel die Betriebsprüfung, nicht die Taub Digital UG.
>
> Diesen Kasten löschst du, wenn du fertig bist.

**Version:** [1.0] · **Stand:** [Datum] · **Verantwortlich:** [Name, Funktion]

## Änderungshistorie

Jede Änderung bekommt eine Zeile. Alte Fassungen bewahrst du auf, so lange wie
die Bücher, zu denen sie gehören (GoBD Rz. 154, § 147 Abs. 3 AO).

| Version | Datum | Wer | Was geändert |
|---|---|---|---|
| [1.0] | [Datum] | [Name] | Erste Fassung |

## 1. Allgemeine Beschreibung

### 1.1 Unternehmen

| Angabe | Inhalt |
|---|---|
| Name, Rechtsform | [z. B. Muster GmbH] |
| Anschrift | [Straße, PLZ, Ort] |
| Steuernummer / USt-IdNr. | [ … ] |
| Gegenstand des Unternehmens | [kurz: was verkauft oder leistet ihr?] |
| Zahl der Beschäftigten | [ … ] |
| Gewinnermittlung | [Bilanz (§ 4 Abs. 1, § 5 EStG) oder EÜR (§ 4 Abs. 3 EStG)] |
| Versteuerung | [Soll oder Ist; steht auch in Summator unter Einstellungen, VD Summator 2.0.1] |
| Wirtschaftsjahr | [Kalenderjahr oder abweichend] |
| Kontenrahmen | [SKR03 oder SKR04; VD Summator 2.7] |
| Steuerberatung | [Kanzlei, Ansprechperson, Umfang des Mandats] |

### 1.2 Eingesetzte Systeme

| System | Wofür | Wer betreibt es | Dokumentation |
|---|---|---|---|
| Summator (Cloud-Dienst der Taub Digital UG) | Buchführung, Belegablage, Ausgangsrechnungen, Bankumsätze | Taub Digital UG, Rechenzentrum in Deutschland (VD Summator 4.8) | VD Summator |
| [Kassensystem, z. B. …] | [Bargeschäfte] | [ … ] | [Dokumentation des Herstellers]; Summator ist kein Kassensystem (VD Summator 4.8.2) |
| [Warenwirtschaft, Shop, Lohn …] | [ … ] | [ … ] | [ … ] |
| [Online-Banking] | [Zahlungen, Auszüge] | [Bank] | [ … ] |

Für jedes weitere System: Welche Daten gehen von dort nach Summator, wie
(Datei, Schnittstelle, Hand) und wer prüft, dass sie vollständig ankommen?
[ … ]

### 1.3 Verantwortlichkeiten

| Aufgabe | Wer | Vertretung |
|---|---|---|
| Gesamtverantwortung Buchführung | [Geschäftsführung] | [ … ] |
| Belege sammeln und einreichen | [ … ] | [ … ] |
| Buchungsvorschläge prüfen und festschreiben | [ … ] | [ … ] |
| Rechnungen ausstellen | [ … ] | [ … ] |
| Zahlungen freigeben | [ … ] | [ … ] |
| Benutzer und Rechte in Summator verwalten (Rolle Inhaber) | [ … ] | [ … ] |
| Ansprechperson für die Betriebsprüfung | [ … ] | [ … ] |

## 2. Anwenderdokumentation: eure Abläufe

Hier steht, **was ihr tut**. Was Summator dabei sicherstellt, steht in der
VD Summator; ihr verweist nur darauf.

### 2.1 Belegeingang

- Wie kommen Eingangsbelege ins Haus? [Post, E-Mail, Portale, Kassenbons …]
- Wer reicht sie in Summator ein und auf welchem Weg? [Upload in der
  Oberfläche, App, E-Mail-Eingang; VD Summator 2.9.5, 2.26, 2.27]
- Wie schnell? [z. B. spätestens am Ende der Folgewoche; GoBD Rz. 46 ff.
  verlangt zeitgerechte Erfassung]
- Was geschieht mit Papierbelegen nach dem Hochladen? [Sie bleiben im
  Ordner … und werden aufbewahrt bis …]. Summator bietet kein ersetzendes
  Scannen nach TR-RESISCAN an (VD Summator 4.8.2, Kapitel 6 Punkt 12). Wer
  Papier nach dem Scannen vernichten will, braucht dafür ein eigenes,
  dokumentiertes Verfahren.

Was Summator mit einem Beleg tut (Ablage, Prüfsumme, Unveränderbarkeit,
Lesung, Verknüpfung mit der Buchung): VD Summator 2.9 bis 2.9.13.

### 2.2 Buchen

- Wer bucht? [eigene Mitarbeitende, Steuerberatung, beides]
- Wie wird ein Vorschlag der Kommandozeile oder des Assistenten geprüft,
  bevor er bestätigt wird? [z. B. Betrag, Steuerschlüssel und Konto am
  Original vergleichen]. Der Assistent entscheidet nichts selbst, er schlägt
  nur vor (VD Summator 2.1.1, 2.1.1.5).
- Wann wird festgeschrieben? [ … ] Eine festgeschriebene Buchung ist
  unveränderbar, korrigiert wird nur durch Storno und neue Buchung
  (VD Summator 2.2, 2.4, 3.2).

### 2.3 Ausgangsrechnungen

- Werden alle Ausgangsrechnungen in Summator geschrieben? [ja / nein, außerdem
  in …]
- Wer stellt aus, wer versendet? [ … ]
- Was Summator dabei sicherstellt (Nummernkreis ohne Lücken, Pflichtangaben,
  E-Rechnung, Unveränderbarkeit nach dem Ausstellen): VD Summator 2.13.

### 2.4 Bank und Zahlungen

- Welche Konten führt ihr, und wie kommen die Umsätze nach Summator?
  [Kontoauszugsdatei, Bank-CSV, EBICS, sobald verfügbar App oder
  Browser-Erweiterung; VD Summator 2.11, 2.12, 2.12.6]
- Wer gleicht Umsätze ab und wie oft? [ … ]
- Wer gibt Zahlungen frei? [ … ] (VD Summator 2.12.5, 2.12.6, 4.5.2)

### 2.5 Kasse

[Habt ihr Bargeschäfte? Wenn ja: welches Kassensystem, wie kommen die
Tagesabschlüsse in die Buchführung, wer zählt und prüft? Summator ist kein
Kassensystem (VD Summator 4.8.2). Wenn nein: „Keine Bargeschäfte.“]

### 2.6 Steuerberatung und Abschluss

- Was übergebt ihr der Kanzlei, wie und wann? [Kanzleiübergabe als
  DATEV-Datei, VD Summator 2.25; Lesezugang als Betrachter]
- Wer erstellt Voranmeldung und Jahresabschluss? [ … ] (VD Summator 2.8,
  2.16, 2.23)

## 3. Technische Systemdokumentation

Für Summator verweist ihr auf die VD Summator, Kapitel 3: Mandantentrennung
(3.1), Unveränderbarkeit in der Datenbank (3.2), Protokoll (3.3), Beträge
(3.4), Zugriffsschutz und zweiter Faktor (3.5), Schnittstellen API und MCP
(3.7).

Für eure eigenen Geräte und weitere Systeme:

- Mit welchen Geräten wird gearbeitet? [Rechner, Telefone mit der Summator-App]
- Wie sind sie geschützt? [Bildschirmsperre, Updates, Virenschutz …]
- Nutzt ihr eigene Programme an der Summator-API oder MCP-Verbindungen zu
  KI-Programmen? [nein / ja: welche, mit welchem Recht; VD Summator 3.7]

## 4. Betriebsdokumentation

### 4.1 Zugänge und Rechte

| Person | Rolle in Summator | Seit | Bis |
|---|---|---|---|
| [ … ] | [Inhaber / Buchhaltung / Betrachter] | [ … ] | [ … ] |

Was jede Rolle darf: VD Summator 4.5.2. Jeder Zugang verlangt einen zweiten
Faktor (VD Summator 3.5.6). Wer ausscheidet, wird am letzten Arbeitstag
deaktiviert, von [ … ]. Gelöscht wird ein Benutzer in Summator nie, er bleibt
im Protokoll nachvollziehbar (VD Summator 3.5.4).

### 4.2 Datensicherung und Aufbewahrung

- Betrieb, Sicherung und Wiederherstellung der Summator-Daten übernimmt die
  Taub Digital UG (VD Summator 4.7, 4.8). Offene Punkte dazu nennt die
  VD Summator in Kapitel 6.
- Eine eigene Kopie: [z. B. einmal im Jahr nach dem Abschluss das Kundenarchiv
  herunterladen und aufbewahren unter …] (VD Summator 4.3)
- Papier und Daten außerhalb von Summator bewahrt ihr selbst auf: [wo, wie
  lange]. Fristen: § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB.
- Nach dem Ende des Abos bleiben die Daten lesbar und danach gesperrt
  aufbewahrt, bis die Fristen ablaufen (VD Summator 4.1).

### 4.3 Datenzugriff bei einer Außenprüfung (§ 147 Abs. 6 AO)

- **Unmittelbarer Zugriff (Z1):** Der Prüfer bekommt einen eigenen
  Prüferzugang (Einstellungen → Betriebsprüfung → Prüferzugang) für den
  Prüfungszeitraum der Prüfungsanordnung; er sieht nur den Bereich
  „Prüfung“ mit Auswertungen und Belegen dieses Zeitraums, liest, kann aber
  nichts ändern. Angelegt von [ … ], gültig bis [ … ], danach endet er von
  selbst. Was er angesehen hat, steht im Protokoll des Zugangs. Anleitung:
  „Datenzugriff bei einer Betriebsprüfung“ der Taub Digital UG; VD Summator
  2.23.12.
- **Mittelbarer Zugriff (Z2):** Auswertungen nach Vorgabe des Prüfers
  erstellt [ … ] unter Einstellungen → Betriebsprüfung → Auswertungen für
  den Prüfer (Journal, Kontoblätter, Summen- und Saldenliste, offene Posten,
  Umsatzsteuer-Verprobung, Belegliste; Zeitraum und Filter nach Vorgabe, als
  PDF und CSV; jede Erzeugung im Zugangsprotokoll) und übergibt sie dem
  Prüfer auf [ … ] (VD Summator 2.23.11, Kapitel 6 Punkt 6).
- **Datenträgerüberlassung (Z3):** Z3-Export im Kundenarchiv mit dem Ordner
  `idea/` nach dem Beschreibungsstandard (VD Summator 4.3, 4.1.1, 4.1.4).
  Gegen den offiziellen Beschreibungsstandard geprüft, nicht in IDEA selbst
  getestet (VD Summator 4.1.3, Kapitel 6 Punkt 7).

## 5. Internes Kontrollsystem

Welche Kontrollen sorgen bei euch dafür, dass die Buchführung vollständig und
richtig ist? Beispiele, die ihr anpasst:

| Kontrolle | Wer | Wie oft | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Alle Belege des Monats eingereicht | [ … ] | [monatlich] | [Startseite „Was wartet“, VD Summator 2.1.3] |
| Bankkonten vollständig abgeglichen | [ … ] | [monatlich] | [Bankseite, Datenstand je Konto] |
| Voranmeldung gegen die Summen und Salden geprüft | [ … ] | [je Voranmeldung] | [ … ] |
| Benutzer und Rechte durchgesehen | [Inhaber] | [halbjährlich] | [Einstellungen → Benutzer] |
| Wer Zahlungen auslösen darf, ist begrenzt; [zweite Person prüft vor der Freigabe, wenn ihr das so regelt] | [ … ] | [je Zahlung] | [Recht „Darf Zahlungen auslösen“, VD Summator 4.5.2; eine Freigabe durch zwei Personen erzwingt Summator nicht] |

Was Summator selbst kontrolliert (Pflichtfelder, Steuerschlüssel, gesperrte
Änderungen, Siegelkette der Belege): VD Summator 2.1.1, 2.9.1, 2.9.2, 3.2.

## 6. Anlagen

- Verfahrensdokumentation Summator in der Fassung, die zu eurem Zeitraum
  gehört (bei der Taub Digital UG anfordern; die Fassung steht im Kopf des
  Dokuments, die Änderungshistorie nennt jede frühere)
- [Dokumentation des Kassensystems]
- [Verträge mit der Steuerberatung, soweit sie Buchführung umfassen]
- [Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Taub Digital UG]