Vertrag zur Auftragsverarbeitung

zwischen dem Kunden (Verantwortlicher) und der Taub Digital UG (haftungsbeschränkt), Schwarzwaldstraße 31, 79539 Lörrach (Auftragsverarbeiter, „wir"). Er gehört zum Vertrag über die Nutzung von Summator (AGB) und gilt, solange wir Daten des Kunden verarbeiten.

1. Gegenstand, Art und Zweck

Wir stellen dem Kunden Summator bereit, eine Software für Buchführung, Belege und Rechnungen, und verarbeiten dabei die personenbezogenen Daten, die der Kunde darin erfasst oder abruft — ausschließlich, um diese Leistung zu erbringen.

2. Daten und Betroffene

Arten von Daten

Namen, Anschriften und Kontaktdaten; Bankverbindungen und Kontoumsätze; Rechnungs-, Buchungs- und Vertragsdaten; Inhalte von Belegen; Zugangsdaten der Benutzer.

Betroffene

Kunden, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner des Kunden und deren Ansprechpartner; Beschäftigte des Kunden und andere Benutzer seines Zugangs.

3. Weisungen

Wir verarbeiten die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Weisungen sind der Vertrag über Summator, diese Vereinbarung und das, was der Kunde in Summator veranlasst. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, sagen wir es dem Kunden unverzüglich. Gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitungen teilen wir dem Kunden vorher mit, soweit das betreffende Recht dies nicht aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses verbietet.

4. Vertraulichkeit

Wer bei uns Zugriff auf die Daten hat, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet und greift nur zu, soweit es für die Leistung, die Fehlerbehebung oder auf Weisung des Kunden nötig ist. Wir verpflichten diese Personen auch zur Verschwiegenheit über fremde Geheimnisse, die einem Kunden als Berufsgeheimnisträger anvertraut sind (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB), und belehren sie über die Folgen einer Verletzung.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

• Betrieb auf einem Server der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland).
• Übertragung ausschließlich verschlüsselt (TLS); unverschlüsselte Aufrufe werden umgeleitet.
• Eine eigene Datenbank je Kunde für dessen Geschäftsdaten; Vertrags- und Abodaten verwalten wir zentral.
• Die Anwendung arbeitet unter einer Datenbankrolle ohne Rechte an der Struktur. Festgeschriebene Buchungen und die zugehörigen Belegdatensätze lassen sich von der Anwendung nicht ändern oder löschen; Änderungen an Geschäftsdaten werden in einem unveränderbaren Protokoll festgehalten.
• Belege tragen eine Prüfsummenkette, die täglich geprüft wird; der Kunde erhält monatlich einen Prüfwert per E-Mail.
• Rollen je Benutzer (Inhaber, Buchhaltung, Betrachter). Passwörter liegen nur als nicht umkehrbarer Hash vor; Anmeldeversuche werden gebremst.
• Zugangsdaten zum Online-Banking: die Kennung verschlüsselt, die PIN wird nicht gespeichert.
• Zugriffsprotokolle enthalten IP-Adressen nur gekürzt.
• Die Kommandozeile arbeitet mit einem Sprachmodell auf einem eigenen Server der Taub Digital UG. Der Server von Summator erreicht ihn nur über ein verschlüsseltes privates Netz und dort nur die Schnittstelle des Modells. Für die einfache Deutung gehen nur die Eingabe und Kontenbezeichnungen dorthin; für den Assistenten zusätzlich Angaben der geöffneten Seite, Ergebnisse der dafür abgefragten Auswertungen und die Regeln des Kunden — diese nur an den eigenen Server. Ist er nicht erreichbar, deutet Summator die Eingabe mit lokalen Regeln. Die Kontensuche läuft nur auf dem eigenen Server.
• Der Assistent der Kommandozeile arbeitet nur in der Anfrage und mit den Rechten des angemeldeten Benutzers und nur im Unternehmen seiner Adresse; solange er Aktionen ausführt, sperrt Summator den Zugriff auf die zentrale Datenbank und den Wechsel des Unternehmens. Ändern darf er nur, was der Benutzer zuvor bestätigt hat.
• Tägliche verschlüsselte Datensicherung an einem zweiten Standort.

Wir passen die Maßnahmen dem Stand der Technik an, ohne das Schutzniveau zu senken.

6. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde ist mit diesen Unterauftragsverarbeitern einverstanden:

Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen

Rechenzentrum und Server, Standort Deutschland.

Einen neuen oder anderen Unterauftragsverarbeiter kündigen wir mindestens vier Wochen vorher per E-Mail mit Namen, Anschrift, Aufgabe und Verarbeitungsort an. Der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Bis zur Klärung eines begründeten Widerspruchs setzen wir den neuen Dienstleister für die Daten dieses Kunden nicht ein. Finden wir keine geeignete Lösung, kann der Kunde vor dem Einsatz kostenfrei außerordentlich kündigen. Unterauftragsverarbeiter verpflichten wir auf dieselben Datenschutzpflichten wie uns.

7. Rechte der Betroffenen

Wir unterstützen den Kunden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen dabei, Anfragen Betroffener nach Kapitel III DSGVO zu beantworten. Erreicht eine Anfrage uns, leiten wir sie an den Kunden weiter.

8. Verletzungen des Schutzes

Stellen wir eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten fest, melden wir sie dem Kunden unverzüglich, damit er seine Pflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO erfüllen kann. Wir unterstützen ihn unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der uns verfügbaren Informationen bei der Einhaltung der Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, einschließlich Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorheriger Konsultationen.

9. Nach dem Ende des Vertrags

Der Kunde kann seine Daten nach dem Vertragsende 90 Tage lang lesen. Danach bewahren wir sie auf seine Weisung gesperrt auf, damit er seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllen kann (§ 147 AO, § 257 HGB), und verarbeiten sie nur noch dafür — etwa, indem wir auf Anfrage für eine Betriebsprüfung den Lesezugang öffnen. Nach Ablauf der Fristen löschen wir sie. Nach seiner Wahl geben wir die personenbezogenen Daten nach Abschluss der Leistungen zurück oder löschen sie. Vorhandene Kopien löschen wir in beiden Fällen, soweit keine unionsrechtliche oder mitgliedstaatliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Die vereinbarte Aufbewahrung im Auftrag bleibt eine Leistung, bis der Kunde sie beendet.

10. Nachweise und Kontrollen

Wir weisen dem Kunden auf Anfrage nach, dass wir diese Pflichten einhalten, und ermöglichen Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch den Kunden oder einen von ihm beauftragten Prüfer und wirken daran mit. Die Abstimmung von Termin und Ablauf darf gesetzlich erforderliche Kontrollen nicht verhindern.

11. Schluss

Im Übrigen gelten die AGB. Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht.