Verfahrensdokumentation [Name des Unternehmens]

Vorlage für Kunden von Summator · Fassung 1 · Stand 10.11.2026 · herausgegeben von der Taub Digital UG

So benutzt du diese Vorlage. Jedes Unternehmen, das seine Bücher elektronisch führt, braucht eine eigene Verfahrensdokumentation (GoBD Rz. 151 ff.). Summator ist darin nur ein Baustein. Für ihn verweist diese Vorlage auf die Verfahrensdokumentation Summator der Taub Digital UG (im Folgenden „VD Summator“, mit Abschnittsnummer). Was nur du wissen kannst, steht in eckigen Klammern […]: das füllst du aus. Was nicht auf dich zutrifft, streichst du mit kurzer Begründung, statt es leer zu lassen.

Die Vorlage ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Lass die ausgefüllte Fassung von deiner Steuerberatung gegenlesen. Ob deine Dokumentation genügt, beurteilt im Zweifel die Betriebsprüfung, nicht die Taub Digital UG.

Diesen Kasten löschst du, wenn du fertig bist.

Version: [1.0] · Stand: [Datum] · Verantwortlich: [Name, Funktion]

Änderungshistorie

Jede Änderung bekommt eine Zeile. Alte Fassungen bewahrst du auf, so lange wie die Bücher, zu denen sie gehören (GoBD Rz. 154, § 147 Abs. 3 AO).

1. Allgemeine Beschreibung

1.1 Unternehmen

1.2 Eingesetzte Systeme

Für jedes weitere System: Welche Daten gehen von dort nach Summator, wie (Datei, Schnittstelle, Hand) und wer prüft, dass sie vollständig ankommen? [ … ]

1.3 Verantwortlichkeiten

2. Anwenderdokumentation: eure Abläufe

Hier steht, was ihr tut. Was Summator dabei sicherstellt, steht in der VD Summator; ihr verweist nur darauf.

2.1 Belegeingang

• Wie kommen Eingangsbelege ins Haus? [Post, E-Mail, Portale, Kassenbons …]
• Wer reicht sie in Summator ein und auf welchem Weg? [Upload in der Oberfläche, App, E-Mail-Eingang; VD Summator 2.9.5, 2.26, 2.27]
• Wie schnell? [z. B. spätestens am Ende der Folgewoche; GoBD Rz. 46 ff. verlangt zeitgerechte Erfassung]
• Was geschieht mit Papierbelegen nach dem Hochladen? [Sie bleiben im Ordner … und werden aufbewahrt bis …]. Summator bietet kein ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN an (VD Summator 4.8.2, Kapitel 6 Punkt 12). Wer Papier nach dem Scannen vernichten will, braucht dafür ein eigenes, dokumentiertes Verfahren.

Was Summator mit einem Beleg tut (Ablage, Prüfsumme, Unveränderbarkeit, Lesung, Verknüpfung mit der Buchung): VD Summator 2.9 bis 2.9.13.

2.2 Buchen

• Wer bucht? [eigene Mitarbeitende, Steuerberatung, beides]
• Wie wird ein Vorschlag der Kommandozeile oder des Assistenten geprüft, bevor er bestätigt wird? [z. B. Betrag, Steuerschlüssel und Konto am Original vergleichen]. Der Assistent entscheidet nichts selbst, er schlägt nur vor (VD Summator 2.1.1, 2.1.1.5).
• Wann wird festgeschrieben? [ … ] Eine festgeschriebene Buchung ist unveränderbar, korrigiert wird nur durch Storno und neue Buchung (VD Summator 2.2, 2.4, 3.2).

2.3 Ausgangsrechnungen

• Werden alle Ausgangsrechnungen in Summator geschrieben? [ja / nein, außerdem in …]
• Wer stellt aus, wer versendet? [ … ]
• Was Summator dabei sicherstellt (Nummernkreis ohne Lücken, Pflichtangaben, E-Rechnung, Unveränderbarkeit nach dem Ausstellen): VD Summator 2.13.

2.4 Bank und Zahlungen

• Welche Konten führt ihr, und wie kommen die Umsätze nach Summator? [Kontoauszugsdatei, Bank-CSV, EBICS, sobald verfügbar App oder Browser-Erweiterung; VD Summator 2.11, 2.12, 2.12.6]
• Wer gleicht Umsätze ab und wie oft? [ … ]
• Wer gibt Zahlungen frei? [ … ] (VD Summator 2.12.5, 2.12.6, 4.5.2)

2.5 Kasse

[Habt ihr Bargeschäfte? Wenn ja: welches Kassensystem, wie kommen die Tagesabschlüsse in die Buchführung, wer zählt und prüft? Summator ist kein Kassensystem (VD Summator 4.8.2). Wenn nein: „Keine Bargeschäfte.“]

2.6 Steuerberatung und Abschluss

• Was übergebt ihr der Kanzlei, wie und wann? [Kanzleiübergabe als DATEV-Datei, VD Summator 2.25; Lesezugang als Betrachter]
• Wer erstellt Voranmeldung und Jahresabschluss? [ … ] (VD Summator 2.8, 2.16, 2.23)

3. Technische Systemdokumentation

Für Summator verweist ihr auf die VD Summator, Kapitel 3: Mandantentrennung (3.1), Unveränderbarkeit in der Datenbank (3.2), Protokoll (3.3), Beträge (3.4), Zugriffsschutz und zweiter Faktor (3.5), Schnittstellen API und MCP (3.7).

Für eure eigenen Geräte und weitere Systeme:

• Mit welchen Geräten wird gearbeitet? [Rechner, Telefone mit der Summator-App]
• Wie sind sie geschützt? [Bildschirmsperre, Updates, Virenschutz …]
• Nutzt ihr eigene Programme an der Summator-API oder MCP-Verbindungen zu KI-Programmen? [nein / ja: welche, mit welchem Recht; VD Summator 3.7]

4. Betriebsdokumentation

4.1 Zugänge und Rechte

Was jede Rolle darf: VD Summator 4.5.2. Jeder Zugang verlangt einen zweiten Faktor (VD Summator 3.5.6). Wer ausscheidet, wird am letzten Arbeitstag deaktiviert, von [ … ]. Gelöscht wird ein Benutzer in Summator nie, er bleibt im Protokoll nachvollziehbar (VD Summator 3.5.4).

4.2 Datensicherung und Aufbewahrung

• Betrieb, Sicherung und Wiederherstellung der Summator-Daten übernimmt die Taub Digital UG (VD Summator 4.7, 4.8). Offene Punkte dazu nennt die VD Summator in Kapitel 6.
• Eine eigene Kopie: [z. B. einmal im Jahr nach dem Abschluss das Kundenarchiv herunterladen und aufbewahren unter …] (VD Summator 4.3)
• Papier und Daten außerhalb von Summator bewahrt ihr selbst auf: [wo, wie lange]. Fristen: § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB.
• Nach dem Ende des Abos bleiben die Daten lesbar und danach gesperrt aufbewahrt, bis die Fristen ablaufen (VD Summator 4.1).

4.3 Datenzugriff bei einer Außenprüfung (§ 147 Abs. 6 AO)

• Unmittelbarer Zugriff (Z1): Der Prüfer bekommt einen eigenen Prüferzugang (Einstellungen → Betriebsprüfung → Prüferzugang) für den Prüfungszeitraum der Prüfungsanordnung; er sieht nur den Bereich „Prüfung“ mit Auswertungen und Belegen dieses Zeitraums, liest, kann aber nichts ändern. Angelegt von [ … ], gültig bis [ … ], danach endet er von selbst. Was er angesehen hat, steht im Protokoll des Zugangs. Anleitung: „Datenzugriff bei einer Betriebsprüfung“ der Taub Digital UG; VD Summator 2.23.12.
• Mittelbarer Zugriff (Z2): Auswertungen nach Vorgabe des Prüfers erstellt [ … ] unter Einstellungen → Betriebsprüfung → Auswertungen für den Prüfer (Journal, Kontoblätter, Summen- und Saldenliste, offene Posten, Umsatzsteuer-Verprobung, Belegliste; Zeitraum und Filter nach Vorgabe, als PDF und CSV; jede Erzeugung im Zugangsprotokoll) und übergibt sie dem Prüfer auf [ … ] (VD Summator 2.23.11, Kapitel 6 Punkt 6).
• Datenträgerüberlassung (Z3): Z3-Export im Kundenarchiv mit dem Ordner idea/ nach dem Beschreibungsstandard (VD Summator 4.3, 4.1.1, 4.1.4). Gegen den offiziellen Beschreibungsstandard geprüft, nicht in IDEA selbst getestet (VD Summator 4.1.3, Kapitel 6 Punkt 7).

5. Internes Kontrollsystem

Welche Kontrollen sorgen bei euch dafür, dass die Buchführung vollständig und richtig ist? Beispiele, die ihr anpasst:

Was Summator selbst kontrolliert (Pflichtfelder, Steuerschlüssel, gesperrte Änderungen, Siegelkette der Belege): VD Summator 2.1.1, 2.9.1, 2.9.2, 3.2.

6. Anlagen

• Verfahrensdokumentation Summator in der Fassung, die zu eurem Zeitraum gehört (bei der Taub Digital UG anfordern; die Fassung steht im Kopf des Dokuments, die Änderungshistorie nennt jede frühere)
• [Dokumentation des Kassensystems]
• [Verträge mit der Steuerberatung, soweit sie Buchführung umfassen]
• [Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Taub Digital UG]