So läuft eine Betriebsprüfung mit Summator
Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt auf deine elektronischen Unterlagen zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO). Es gibt drei Wege: Der Prüfer liest selbst im System, du erstellst Auswertungen nach seiner Vorgabe, oder du übergibst ihm die Daten als Datei. Summator unterstützt alle drei. Hier steht, was du dafür tust.
Vor der Prüfung
Du brauchst eine eigene Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt die Abläufe in deinem Unternehmen; für alles, was Summator tut, verweist sie auf die Verfahrensdokumentation von Summator. Unsere Vorlage enthält diese Verweise schon, du ergänzt nur die eigenen Teile.
Prüfe vorher, ob alle Belege eingereicht, alle Bankkonten abgeglichen und alle Buchungen des Prüfungszeitraums festgeschrieben sind. Was noch wartet, zeigt die Startseite. Lege fest, wer im Unternehmen der Ansprechpartner des Prüfers ist.
Vorlage VerfahrensdokumentationDer Prüfer liest selbst (unmittelbarer Zugriff)
Lege dem Prüfer unter Einstellungen → Betriebsprüfung → Prüferzugang einen eigenen Zugang an, mit Prüfungszeitraum, Ablauf und Grund. Er sieht nur den Bereich „Prüfung“: Journal, Kontoblätter, Summen und Salden, offene Posten, Umsatzsteuer-Verprobung und die Belege seines Zeitraums. Ändern kann er nichts. Bei der ersten Anmeldung richtet er einen zweiten Faktor ein.
Der Zugang endet am gewählten Tag von selbst; früher sperrst du ihn dort. Gelöscht wird er nicht: Im Protokoll bleibt stehen, wer wann Zugang hatte und was er angesehen hat.
Ist dein Abo beendet und der Lesemodus vorbei, bewahren wir deine Daten gesperrt auf. Für eine Prüfung öffnen wir den Lesezugang auf Anfrage befristet wieder; schreib uns dafür den Grund und den Zeitraum.
Auswertungen nach Vorgabe des Prüfers (mittelbarer Zugriff)
Wünscht der Prüfer bestimmte Auswertungen, erstellst du sie unter Einstellungen → Betriebsprüfung → Auswertungen für den Prüfer: Journal, Kontoblätter, Summen- und Saldenliste, offene Posten, Umsatzsteuer-Verprobung und Belegliste, jeweils für einen frei wählbaren Zeitraum und gefiltert nach Konto, Betrag, Beleg und Text.
Jede Auswertung lädst du als PDF und als CSV-Datei für die Prüfsoftware herunter und gibst sie dem Prüfer. Festgeschriebene Buchungen und Entwürfe stehen getrennt, und jede Erzeugung steht mit Zeit, Benutzer und Filtern im Zugangsprotokoll. Das können alle Rollen, auch der Betrachter.
Weitere Berichte wie EÜR, GuV, Bilanz und Anlagenverzeichnis findest du unter Buchungen.
Daten als Datei übergeben (Datenträgerüberlassung)
Unter Einstellungen → Kundenarchiv und Z3-Export erstellst du den Z3-Export: Umfang prüfen, bestätigen, anfordern und herunterladen. Das Archiv enthält Buchungen, Konten, Belege samt Originalen, Rechnungen und Prüfsummen. Der Ordner „idea“ darin beschreibt die Tabellen nach dem Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung (index.xml).
Der Z3-Export ist gegen den offiziellen Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung geprüft, nicht in der Prüfsoftware IDEA selbst getestet. Stimme das Format vorab mit dem Prüfer ab und gib ihm den Export rechtzeitig, damit er den Import selbst ausprobieren kann.
Was bei dir bleibt
Summator ist kein Kassensystem und bietet kein ersetzendes Scannen an. Papieroriginale und die Daten anderer Systeme bewahrst du selbst auf. Ob deine Buchführung im Ganzen ordnungsmäßig ist, beurteilen du, deine Steuerberatung und am Ende der Prüfer; wir beschreiben, was Summator dazu beiträgt.
Die Verfahrensdokumentation von Summator schicken wir dir auf Anfrage in der Fassung, die zu deinem Prüfungszeitraum gehört.
Anleitung und Vorlage
Beide Unterlagen sind deutsch, weil die Betriebsprüfung nach deutschem Recht abläuft.